Cómo el teletrabajo puede impulsar tu negocio

Ventajas del teletrabajo

El teletrabajo se considera toda actividad empresarial que se realiza fuera del emplazamiento físico de la empresa y para ello se utiliza internet o se habilita el acceso remoto a los equipos ubicados en las oficinas.

El teletrabajo tiene una serie de características:

• Se puede realizar en cualquier sitio.

• Permite flexibilizar los horarios.

• En la mayoría de los casos se utiliza internet, ya que para estar en contacto con el equipo y los demás trabajadores se utilizan herramientas online de comunicación interna.

Estas serían las características más globales del teletrabajo. A continuación vamos a centrarnos en las ventajas que tendría.

Para el empleado:

• Tiene más tiempo libre. Al suprimir los desplazamientos al lugar de trabajo tiene más tiempo para sí mismo, y puede aprovechar mejor el tiempo.

• Mejora la calidad de vida. Al tener flexibilidad en los horarios y tener más tiempo libre, se reduce el estrés y se mejora significativamente la calidad de vida.

• Tiene una mayor motivación, ya que normalmente cuando se teletrabaja se hace un plan de objetivos, ya sean semanales o mensuales.

• Incurre en un menor gasto, debido a que no necesita transporte para el desplazamiento y no realiza comidas fuera de casa.

• Puede conciliar mejor su vida familiar, laboral y social. Al tener más tiempo, puede aprovecharlo para estar con su familia o hacer planes con sus amigos.

Para la empresa:

• Al ahorrarse los gastos de un sitio físico y equipamiento de una oficina se reducen considerablemente los costes. Este ahorro puede ser invertido, por ejemplo, en ampliar la plantilla de trabajadores o en subir el sueldo a los trabajadores, así tendrían una mayor motivación y realizarían un trabajo más eficiente.

• Al no tener un sitio físico en el que realicen la actividad comercial, tienen la posibilidad de una mayor expansión geográfica.

• Normalmente al no haber una supervisión tan directa, se trabaja por objetivos. Esto incrementa la productividad y la motivación del trabajador.

• Reduce el posible enfrentamiento entre los trabajadores. A veces el ambiente en la oficina puede ser estresante y esto puede conllevar pequeños conflictos entre los trabajadores.

• Al eliminar los desplazamientos de los trabajadores, y el consumo de electricidad en la oficina, contribuimos a reducir el impacto medioambiental.

Herramientas para un teletrabajo eficiente

Para llevar a cabo el teletrabajo de una forma eficiente, podemos utilizar diferentes herramientas:

• Uno de los puntos más importantes a la hora de realizar el teletrabajo, es la comunicación interna. Una buena comunicación interna entre los trabajadores es necesaria. Hay muchas herramientas que te permiten tener esta comunicación de una manera fácil, a través de mensajes, voz o vídeo llamadas.

• Una buena centralita virtual es importante también para llevar un control de llamadas entrantes y salientes. Tenemos la posibilidad de hacer este control con diferentes herramientas para sacar estadísticas de las llamadas y hacer un estudio de ellas.

• Gestión del equipo. Al trabajar por objetivos, hay que gestionar muy bien el equipo, repartiendo tareas equitativamente a todos los trabajadores para que tengan la misma carga de trabajo. Una herramienta bastante útil para gestionarlo es Trello. Cada trabajador tendría un perfil, y cada tarea tendría una tarjeta, la cual el trabajador podría ir cambiando a medida que avanza, editando las diferentes columnas que se encuentran en la plataforma. (objetivos, en progreso, pendiente de revisión, finalizado, etc.)

• Existe la posibilidad de virtualizar el escritorio y las vApp, así como habilitar acceso remoto a los equipos alojados en la oficina con UDS Enterprise. Esta solución permitirá proporcionar acceso a todas las vApp, programas y datos de los usuarios, de manera que puedan emplear las mismas herramientas que utilizan en las instalaciones de la empresa desde cualquier lugar y dispositivo.

• Otro de los puntos clave sería el almacenamiento de datos en la nube. Cuando se realizan trabajos grupales se comparten archivos sobre los que se están trabajando es importante tener una organización y estar atento a los cambios que realizan los otros componentes del grupo. Hay muchas herramientas ya conocidas como por ejemplo Google Drive, Dropbox, etc.

El objetivo para implantar el teletrabajo es poder estar realizando las mismas actividades que en una oficina, con la mayor facilidad posible, desde cualquier sitio y en cualquier momento. Uno de los mayores problemas es la conectividad. Ya que la empresa tiene que asegurar una buena conexión de calidad para todos sus trabajadores. Hay sistemas muy completos, que ofrecen todas las herramientas que hemos mencionado para comunicación interna y externa, el control de horario de la jornada laboral, la posibilidad de realizar video llamadas, mensajes y llamadas de voz, tanto con los clientes como entre los trabajadores. Lo ideal sería tener una centralita que trabaje completamente en la nube, y que sea verdaderamente sencillo poder acceder a todas estas herramientas desde un simple navegador sin la necesidad de descargarse ningún software ni realizar ninguna instalación.

En conclusión, si queremos implantar el teletrabajo en nuestro negocio, ya sea por una causa mayor como la crisis del Coronavirus, o porque nos interesa más que trabajar en una oficina, la clave está en la tecnología que utilicemos. Tiene que ser una tecnología potente para que el empleado se sienta cómodo trabajando, le resulte fácil llevar a cabo sus tareas y para facilitar el contacto con los clientes. Es de vital importancia escoger las herramientas que mejor se adapten a nuestro modelo de negocio para realizar nuestra actividad de la manera más eficiente.

Autora: Ana López